Conditions Générales de Prestations de Services
En vigueur au 5 mars 2024
À propos de KHEOPS SAS
Les Prestations objet des présentes Conditions Générales sont réalisées par KHEOPS, société par actions simplifiée au capital de 170.000 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nice sous le numéro B 893 090 480, dont le siège social est situé 61 Avenue Simone Veil, 06000 Nice, France (« KHEOPS »).
ARTICLE 1. Objet et Portée des Conditions Générales de Prestation de Services
Les présentes Conditions Générales de Prestation de Services (“CGPS”) ont pour objet de fixer les conditions et modalités des différents Services proposées par le Département Professional Services de KHEOPS, définies à l’article 2 des présentes.
Les CGPS sont mises à la disposition du Client sur le site Internet kheops.ai dans leur dernière version.
Les CGPS sont opposables au Client, qui reconnaît en avoir pris connaissance et les avoir acceptées sans réserve avant de valider sa commande.
Les CGPS prévalent sur tous les documents contractuels émis par le Client, notamment ses propres conditions d’achat ou ses propres bons de commande, ce que le Client reconnaît expressément.
Les CGPS applicables au Client sont celles de la version en vigueur à la date de la commande des Prestations.
ARTICLE 2. Description des Services
KHEOPS dispense les Services suivants à l’intention des Client professionnels :
2.1 - Formation et Accompagnement au déploiement de la Solution KHEOPS
- Formations à la Solution KHEOPS, sur la base des programmes pré-définis par KHEOPS.
- Accompagnement à la mise en place de la Solution
- Accompagnement : aide à la prise en main de la Solution ;
- Conseil : analyse des besoins fonctionnels ;
- Paramétrage du compte Administrateur
- Import de Données via la plateforme ou via API
2.2- Étude & Développements spécifiques
Étude technique et fonctionnelle : Assistance à Maîtrise d'Ouvrage, audit de l’existant/ écosystème du Client, conseil sur l’utilisation de l’API KHEOPS)
Développements spécifiques :
- Réalisation du Développement spécifique (scripts API, automatisations, Développements d’Agents IA métier spécifiques...) ;
- Gestion de projet (coordination, comités de suivi, rédaction de livrables, suivi de planning) ;
- Recette (fonctionnelle, technique) ;
- Mise en production/Déploiement.
ARTICLE 3. Durée
Le Contrat prend effet à la date de la Souscription, formalisée par la date de signature du Devis.
- Pour les prestations de Formation et d'Accompagnement à la mise en place de la Solution (conseil, paramétrage, imports de Données) ainsi que pour les prestations d'Étude et Développements spécifiques, la durée du Contrat est fixée dans le Devis;
ARTICLE 4. Délais d'exécution
KHEOPS s'engage dans les conditions et limites des présentes CGPS à réaliser les Prestations dans le délai prévu dans le Devis.
Ce délai ne courra toutefois qu’à compter de la remise par le Client de la totalité des éléments d'information nécessaires à l'analyse de la Prestation prévue.
KHEOPS ne pourra être tenue responsable pour le cas où des informations devant être fournies par le Client lui seraient remises avec retard, ou seraient incomplètes ou non conformes, ou plus généralement en cas de retard ayant pour origine des causes échappant à son contrôle.
Pour le cas où le retard est exclusivement imputable à KHEOPS, des pénalités de retard calculées selon la formule suivante pourront être appliquées :
P = (V x R)/1.000
P = montant de la pénalité ;
V = valeur des prestations sur laquelle est calculée la pénalité, cette valeur étant égale à la valeur de règlement de la partie des prestations en retard ou de l'ensemble des prestations si le retard d'exécution d'une partie rend l'ensemble inutilisable ;
R = nombre de jours de retard.
ARTICLE 5. Conditions financières
5.1- Tarifs
KHEOPS réalise des Prestations au Forfait ou en Régie journalière ou horaire.
S’agissant des Prestations facturées en Régie (sous la forme de pack d’heures par exemple), sauf mention contraire dans le Devis, celles-ci sont valables pour une durée d’un (1) an à compter de la signature du Devis.
A défaut d’utilisation dans ce délai de tout ou partie des jours/heures qui lui ont été facturés, ceux-ci seront définitivement perdus et le Client ne pourra donc plus en demander l’exécution à KHEOPS.
Par ailleurs, les jours/heures facturés au Client correspondent à du temps de travail des consultants de KHEOPS en présentiel ou à distance, en ce compris leur temps de travail hors la présence du Client (par exemple, le temps passé au paramétrage de la Solution pour le Client). Le temps passé par ces consultants sera donc déduit des jours/heures facturés au Client.
Le détail des tarifs pour toute Prestation est disponible sur simple demande auprès de KHEOPS.
Dans tous les cas, un accord sur le tarif a été passé préalablement avec le Client matérialisé par un Devis.
Dans le cas où un collaborateur de KHEOPS serait amené à se déplacer chez le Client afin de réaliser une Prestation pour ce dernier, les frais engagés lors des déplacements seront facturés au Client sur la base d’un tarif au kilomètre ou forfaitaire, auquel seraient ajoutés les éventuels frais de restaurant, hébergement, péage et parking.
Les prix indiqués sont établis sur la base des conditions en vigueur. Si ces conditions étaient amenées à charger (droits et taxes, tarifs fournisseurs...), les prix facturés pourraient varier en fonction de l’évolution de ces conditions. Dans le cas d'une augmentation de tarifs, KHEOPS préviendra sans délai le Client avant l'exécution des Prestations.
Enfin, le prix des Prestations visées au Devis est valable pour une durée de deux (2) mois à compter de la date du Devis. Aussi, dans le cas où les Prestations n’auraient pas démarré dans ce délai de deux (2) mois, KHEOPS sera en droit de réajuster le montant du Devis, ce que le Client accepte. Ce dernier se verra alors soumettre un nouveau devis qu’il devra accepter expressément avant le démarrage des Prestations.
5.2 - Paiement
Sauf accord contraire exprès entre les Parties, les factures sont payables avant le début d’exécution de la prestation par virement bancaire.
En cas de retard de paiement d’une facture, et sans préjudice de tout autre droit et recours de KHEOPS, les sommes restant dues, deviendront immédiatement exigibles et porteront de plein droit, à compter de la date d’échéance et, sans mise en demeure préalable, intérêts au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage.
KHEOPS facturera au Client les frais de recouvrement engagés, d’un montant minimal de 40 euros, KHEOPS se réservant le droit de recouvrer tous les frais (courriers de relance, mise en demeure, frais bancaires, honoraires) associés au recouvrement des paiements non honorés par le Client.
5.3 - Factures
Les factures sont établies uniquement par voie électronique, ce que le Client accepte expressément.
Le Client s’engage à informer KHEOPS de tout changement dans son adresse postale et bancaire ou toute autre information nécessaire pour le paiement.
Tout différend concernant une facture doit être exprimé dans une lettre ou un courriel adressé avec accusé de réception dans les quinze (15) jours à compter de la date de la facture (ou facture pro forma).
En l'absence d'une telle lettre ou de courriel, le Client sera réputé avoir accepté la facture.
ARTICLE 6. Développements spécifiques
6.1 - Pré-requis
Certains pré-requis sont obligatoirement respectés par le Client :
- Avant le démarrage des Prestations :
Réalisation d’un cahier des charges validé par les Parties.
Signature du Devis et réception du règlement selon modalités du Devis.
Le cas échéant, communication des Données du serveur : codes FTP (hôte, login, mot de passe, dossier de destination et url de destination si nécessaire).
Communication d’échantillons de Données de test (fichiers et/ou cas d'exemple).
Communication des d'accès aux applications tierces si nécessaires.
- Avant passage en production :
Réalisation d’un cahier de recette validé par les Parties ;
Réalisation des tests dans les conditions de l’Article 6.2 ;
Envoi d’un email de validation ou de tout écrit par l’Interlocuteur Privilégié côté Client.
6.2 Périmètre des tests
L’Interlocuteur Privilégié désigné par le Client s’engage à tester et vérifier le Développement spécifique livré par KHEOPS, dans un délai de 15 jours à compter de sa réception.
Les tests et vérifications portent sur :
- le bon fonctionnement du Développement spécifique ;
- l’atteinte des performances définies lors de la phase de cadrage ;
- l’exploitabilité et la maintenabilité du Développement spécifique dans des conditions normales.
Les différents cas de tests sont définis en amont par le Client et formalisés dans un cahier de recette. La validation de ces tests conditionne le passage en production. Les dysfonctionnements survenus en-dehors du périmètre de tests défini par le Client ne sont pas pris en charge par KHEOPS dans le cadre de la garantie prévue à l’article 6.3 et font l’objet d’un devis complémentaire et d’un rétro-planning associé.
Si des dysfonctionnements sont constatés lors de cette période de test et de vérifications par l’Interlocuteur Privilégié, ce dernier s’engage à entretenir un référentiel des dysfonctionnements identifiés et transmet à KHEOPS un détail de chaque dysfonctionnement, en décrivant précisément les manipulations effectuées, la situation des Données avant et après dysfonctionnement.
L'Interlocuteur Privilégié désigné par le Client présentera un état précis des dysfonctionnements résolus ou en cours, ainsi que les plans d’actions et délais associés proposés par KHEOPS pour leur résolution.
Au vu de ces éléments, un procès-verbal de recette sera établi avec ou sans réserve et accompagné dans ce dernier cas d’un plan d’actions associé. Les réserves seront levées par la réalisation du plan d’action associé.
La recette est prononcée sans réserve lorsque le Développement spécifique ne présente aucun dysfonctionnement rapporté par le Client et les Prestations sont alors réputées conformes à la commande, en quantité et qualité.
La recette peut être prononcée avec réserve(s) lorsque le Développement spécifique présente des dysfonctionnements mineurs, sans aucun dysfonctionnement bloquant ou majeur.
La recette est ajournée lorsque le Développement spécifique présente des dysfonctionnements bloquants ou majeurs. L’ajournement de la recette est alors dûment motivé par le Client qui inscrit ses réserves sur un procès-verbal d’ajournement.
6.3 - Garanties
Les Développement spécifiques réalisés par KHEOPS ou un de ses sous-traitants, dans le cadre d'une commande préalablement signée par le Client, sont garantis trente (30) jours à compter de la date de mise en production.
KHEOPS ne peut être tenue responsable d'éventuels dysfonctionnements du Développement spécifique ou de toute conséquence due à un dysfonctionnement, une mauvaise utilisation ou une non-conformité à la réglementation en vigueur du Développement spécifique qui intervient sous la responsabilité pleine et entière du Client.
Ainsi, KHEOPS ne peut être tenue pour responsable d’infraction aux lois françaises et internationales de protection de la propriété intellectuelle, pour tous travaux, modifications, réalisations effectuées à partir d’éléments de toutes sortes fournis par le Client.
Le Client est tenu d’effectuer la sauvegarde de ses Données avant toute intervention de KHEOPS, et de s'assurer que les Données pourront être, si besoin, restaurées.
Le recours à la garantie ne peut donner lieu au versement d’aucune d’indemnités, de quelque nature que ce soit.
KHEOPS propose des Packs d’heures de maintenance à l’issue de cette période de garantie, auquel le Client peut souscrire. Les heures non consommées dans le délai prévu au Devis ne pourront être reportées.
6.4 - Maintenance
Maintenance corrective : KHEOPS assure une prestation de maintenance corrective sur le périmètre exclusif des Développements spécifiques livrés, hébergés et infogérés par KHEOPS.
En cas de dysfonctionnement constaté par le Client et confirmé par KHEOPS, KHEOPS s’engage à corriger ou à proposer une solution de contournement dans les meilleurs délais.
Maintenance évolutive : Sur demande du Client, KHEOPS assure également une Prestation destinée à faire évoluer des Développements livrés, hébergés et infogérés par KHEOPS.
Cette Prestation consiste à :
- améliorer certaines fonctions existantes du Développement
- développer de nouvelles fonctionnalités pour faire face à de nouvelles exigences du Client.
La responsabilité de KHEOPS ne peut être recherchée au titre de la maintenance en cas de :
- refus du Client de collaborer avec KHEOPS dans la résolution des incidents et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement ;
- utilisation non conforme à la destination de Développement ;
- modification non autorisée par le Client ou par un tiers ;
- manquement du Client à ses obligations au titre du Contrat ;
- implantation de tous progiciels, logiciels ou système d'exploitation non compatibles avec le Développement ;
- défaillance des réseaux de communications électroniques ;
- détérioration due à un cas de Force Majeure ou à une mauvaise utilisation.
L’intervention de KHEOPS dans le cadre de la maintenance s’effectue dans les limites du “Pack d’heures de maintenance” souscrit. Toute Prestation supplémentaire réalisée à la demande du Client fera l'objet d’une facturation complémentaire.
ARTICLE 7. Prestations d’hébergement et d’infogérance
KHEOPS met à disposition du Client une infrastructure technique d’hébergement d’applications et de stockage de Données raccordée à Internet. Le serveur mis à disposition appartient exclusivement à KHEOPS.
KHEOPS fournit également des Prestations d’Infogérance et intervient à distance pour assurer le bon fonctionnement des équipements et systèmes informatiques. Les interventions techniques de KHEOPS peuvent être de nature préventive, curative et corrective.
Les Prestations d’administration et maintenance informatique comprennent :
- Vérifications périodiques de l’état général des équipements et systèmes informatiques ;
- Installation des mises à jour de sécurité ;
- Mise en place d’un pare-feu ;
- Mise en place d’au minimum une sauvegarde journalière des fichiers et des bases de Données, avec possibilité de restauration sur demande du Client (sur Devis) ;
- Surveillance de l’état des services afin de prévenir d’éventuels dysfonctionnements.
KHEOPS met en œuvre tous les moyens nécessaires à la résolution du problème technique ou de la demande du Client. KHEOPS est soumis à une obligation de moyen et non de résultat.
Garantie de Temps de Rétablissement (GTR)
La GTR offerte par KHEOPS s’entend par jours et heures ouvrables, du lundi au vendredi de 9 heures à 18 heures.
La Garantie de Temps de Rétablissement est de 4 heures maximum aux jours et heures ouvrables.
En dehors de ces horaires, le rétablissement du service accidentellement interrompu est différé au jour ouvrable suivant avant 12 heures.
En cas de manquement de la part de KHEOPS, des pénalités pourront s’appliquer. Le montant total des pénalités ne pourra excéder 100% de la redevance annuelle acquittée par le Client.
Article 8 : Formation à l’utilisation de la plateforme KHEOPS
8.1 Déroulement de la Formation
Le Client s’assure de la présence, de la disponibilité et du niveau de compétences de ses collaborateurs.
Pour les Formations réalisées en présentiel, le Client met à disposition de KHEOPS l’environnement matériel et logiciel nécessaire aux Prestations de Formation. Il incombe au seul Client de faire exécuter à ses frais les préparatifs d’installation, conformément aux normes en vigueur, notamment de sécurité.
KHEOPS peut recommander au Client des prérequis techniques ou certaines configurations pour utiliser le Logiciel. Le Client et les Utilisateurs sont responsables du suivi de ces prérequis techniques ou recommandations.
Le Client est seul responsable de la connexion de ses collaborateurs à lnternet ainsi que de tous les frais afférents.
8.2 Report - Annulation
Le Client peut effectuer une demande de report de sa participation à une Formation commandée, à condition d’adresser une demande écrite à KHEOPS, dans un délai de 15 jour ouvrable avant la date prévue pour la Formation.
Le Client peut effectuer une demande d’annulation de sa participation à la Formation, à condition d’adresser une demande écrite à KHEOPS, dans un délai de 30 jour ouvrable avant la date prévue pour la Formation. L’intégralité de la Formation est due en cas de participation partielle du Client, pour quelque motif que ce soit.
En cas d’annulation moins de 30 jours ouvrables avant la date de la Formation, le Client est tenu du règlement de 50 % du coût total initial de la Formation à titre de pénalité.
En cas d’annulation moins de 15 jours ouvrables avant la date de la Formation, le Client est tenu du règlement de 70% du coût total initial de la Formation à titre de pénalité.
Toute annulation doit faire l’objet d’une notification par email à l’adresse support@kheops.ai
ARTICLE 9. Responsabilité
Il est rappelé que, dans le cadre de la fourniture des Prestations, KHEOPS est soumise à une obligation de moyens.
KHEOPS s’engage à réaliser l’ensemble des Prestations en bon professionnel et conformément aux règles de l’Art.
Chacune des Parties assume la responsabilité́ des conséquences résultant de ses fautes, erreurs ou omissions, ainsi que des fautes, erreurs ou omissions de ses sous-traitants éventuels et causant un dommage direct à l'autre Partie.
En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, KHEOPS ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution des Prestations.
En conséquence, KHEOPS ne pourra encourir de responsabilité́ au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client ou des tiers, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de Données, préjudice moral ou commercial, perte de chiffre d'affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution fautive des Prestations. La responsabilité de KHEOPS ne pourra pas être recherchée dans le cadre d’une action dirigée contre le Client par un tiers.
KHEOPS ne saurait par ailleurs être tenue responsable de la destruction accidentelle des Données par le Client ou un tiers au moyen des identifiants remis au Client.
La responsabilité globale de KHEOPS ne pourra pas excéder le Prix payé par le Client à KHEOPS au titre des 12 derniers mois. Les Parties reconnaissent expressément que cette limitation de responsabilité constitue une répartition équilibrée des risques entre elles.
Ce plafond de responsabilité ne s’applique toutefois pas à la responsabilité découlant :
- d’un décès ou d’un dommage corporel ;
- d’une faute lourde ou d’un dol ;
- de tout autre fondement qui ne peut être exclu ou limité au regard de la réglementation applicable.
La responsabilité de KHEOPS ne pourra être engagée que pour le seul dommage dont KHEOPS est directement et exclusivement à l’origine, sans aucun engagement solidaire ou in solidum avec les tiers ayant concouru au dommage.
ARTICLE 10. Obligations
10.1 Obligations de KHEOPS
KHEOPS s’engage à réaliser les Prestations prévues au Devis signé et accepté par le Client, et à consacrer le temps et les ressources suffisantes à la réalisation des Prestations prévues.
KHEOPS s’engage à fournir une Prestation de qualité, conforme aux normes en vigueur, aux règles de l’art, au cahier des charges et au Devis visé et accepté par le Client.
KHEOPS garantit au Client la jouissance paisible des Développements et applications, et s'engage à garantir le Client contre toute action en contrefaçon tendant à restreindre ou à en interdire l'utilisation.
À ce titre, KHEOPS prendra à sa charge tous les frais et dépenses, y compris les frais de justice et les honoraires d'avocat, supportés par le Client à l'occasion d'une telle action ainsi que le montant des indemnités transactionnelles et/ou des dommages et intérêts auxquels pourrait être condamné le Client.
Les dispositions ci-dessus sont soumises aux conditions expresses suivantes :
- que le Client ait notifié à KHEOPS, dans un délai raisonnable, l'action ou la revendication ou la déclaration ayant précédé le litige ;
- que KHEOPS ait été en mesure d'assurer librement et ses frais la défense de ses propres intérêts ainsi que ceux du Client, et que, pour ce faire, le Client ait collaboré loyalement à ladite défense en fournissant, en temps utile, tous les éléments, informations et assistance nécessaires.
10.2 Obligations du Client
Le Client s’engage à collaborer et coopérer activement et régulièrement avec KHEOPS, et à affecter au suivi de la réalisation des Prestations les ressources humaines et matérielles nécessaires.
À ce titre, le Client s’engage à affecter un Interlocuteur Privilégié unique et disposant des compétences nécessaires pour en assurer le suivi et participer activement aux réunions de travail.
Par ailleurs, le Client s’engage à mettre à la disposition de KHEOPS l’ensemble des informations, documents et éléments demandés par KHEOPS pour lui permettre de réaliser la Prestation dans des délais raisonnables et compatibles avec le calendrier.
Le Client s’engage à informer proactivement KHEOPS de toute difficulté susceptible d’affecter le bon déroulement de la Prestation.
Le Client s’engage à payer le Prix dans les délais et à respecter les termes des présentes Conditions Générales de Prestation de Services.
Le Client est seul responsable du Contenu (textes et images) publié via les Développements et applications réalisés par KHEOPS.
En tout état de cause, le Client s’engage à ne diffuser aucun Contenu qui porterait atteinte aux droits des tiers ou qui contreviendrait de quelque manière que ce soit à la législation française.
Plus particulièrement, le Client s’interdit, notamment, de publier sur les Développements et applications réalisés par KHEOPS un contenu ne respectant pas les présentes Conditions Générales.
Le Client s’engage à ne pas porter atteinte à la sécurité des Développements et à effectuer les sauvegardes de Données nécessaires avant toute intervention de KHEOPS.
Il s’engage également à mettre en place et maintenir les procédures appropriées pour assurer la sécurité de son propre système d’information et notamment à prévenir, détecter, détruire l’apparition d’éventuels virus.
Tout manquement aux dispositions du présent article entraînera la résiliation pure et simple et sans préavis du Contrat aux torts exclusifs du Client.
ARTICLE 11. Confidentialité
Les « Informations Confidentielles » sont, sans que cette liste soit limitative, toutes les informations et Données communiquées par une Partie à l’autre Partie, dans le cadre de l’exécution de la Prestation, par écrit et/ou oralement, sous forme notamment de graphiques, dessins, plans, rapports, listes de clientèle, listes de prix, résultats, comptes rendus de réunions, instructions et autres éléments de quelque forme que ce soit.
Chaque Partie s’engage en son nom (et au nom et pour le compte de ses mandataires sociaux, salariés et sous-traitants) à conserver strictement confidentiel, en utilisant les mêmes moyens et procédés que ceux utilisés pour ses propres informations confidentielles, les Informations Confidentielles.
Cette obligation de confidentialité ne couvre pas les Informations Confidentielles :
- qui sont dans le domaine public à la date de leur communication ni celles qui sont tombées dans le domaine public postérieurement à cette date (sans que ce fait résulte d'une violation des CGPS)
- qui ont été communiquées à une Partie à titre non confidentiel par une source autre que l’autre Partie, à condition que ce ne soit pas en violation d'un accord de confidentialité ou des CGPS, et
- qu’une disposition législative ou réglementaire ou une décision de justice ou une autorité quelconque obligeraient à divulguer.
ARTICLE 12. Sous-traitance
KHEOPS peut librement sous-traiter tout ou partie des Prestations objet des Conditions Générales de Prestations de Services à toute société tierce de son choix.
KHEOPS demeure, à l’égard du Client, personnellement responsable de l'exécution de la totalité des obligations prévues aux présentes.
ARTICLE 13. Assurances
KHEOPS reconnaît avoir souscrit, auprès d’une compagnie notoirement solvable, les assurances nécessaires afin de couvrir les risques liés à l’exercice de son activité. KHEOPS s’engage à fournir au Client tout justificatif en ce sens, à première demande.
ARTICLE 14. Propriété intellectuelle
La propriété intellectuelle des Développements spécifiques réalisés dans le cadre de la Prestation reste acquise à KHEOPS, le Client en ayant acquis seulement le droit d’usage.
KHEOPS déclare et garantit :
Que les logiciels qu’elle a développés spécifiquement pour le Client, comme la Solution KHEOPS, sont originaux au sens du Code français de la Propriété́ Intellectuelle ;
Qu’elle est titulaire de tous les droits de propriété́ intellectuelle lui permettant de contracter avec le Client ;
Que la Solution KHEOPS et les logiciels qu’elle a développés spécifiquement pour le Client ne sont pas susceptibles de porter atteinte aux droits des tiers.
ARTICLE 15. Résiliation, réversibilité
Le Contrat pourra être résilié de plein droit par KHEOPS en cas de non-paiement total ou partiel du Client, persistant trente (30) jours après réception par le Client d’une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, restée sans effet ou suite.
En cas de manquement par l’une des Parties à l’une des obligations mises à sa charge dans le cadre du Contrat, non solutionné dans un délai de trente (30) jours suivant la notification de ce manquement, ou immédiatement en cas de manquement non réparable, l’autre Partie pourra de plein droit résilier le Contrat, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, sans préjudice de tout autre recours qui lui est ouvert.
Le Client peut résilier la Souscription aux Prestations d’hébergement et d’infogérance en respectant un préavis de trois (3) mois.
En cas de cessation de la relation contractuelle, quelle qu’en soit la cause, KHEOPS s’engage à restituer ou détruire, au choix du Client et au tarif en vigueur, à la première demande du Client formulée par lettre recommandée avec accusé de réception et dans un délai de 30 jours à la date de réception de cette demande, l’ensemble des Données lui appartenant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par tout terminal.
Le Client s’engage à collaborer activement avec KHEOPS afin de faciliter la récupération des Données.
Les opérations de réversibilité se déroulent pendant le délai nécessaire à sa réalisation. Les Prestations et Services fournis par KHEOPS au titre des opérations de réversibilité seront à la charge du Client, et facturés aux tarifs standards de KHEOPS qui auront été communiqués préalablement. Le coût lié aux opérations de réversibilité est fonction de la complexité de l’architecture hébergée.
Au plus tard au terme fixé entre les Parties, KHEOPS supprimera toutes les Données y compris les copies, ce qui signifie que celles-ci ne pourront ni être restaurées, ni être reconstruites par KHEOPS, qui le confirmera par écrit au Client sur sa demande.
ARTICLE 16. Protection des Données à Caractère Personnel
Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de Données à Caractère Personnel et, en particulier, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018 (ci-après, le « RGPD »).
Dans le cadre des Services mentionnés au Contrat, le Client peut être amené à communiquer à KHEOPS des Données à Caractère Personnel. Au sens de l’article 4 points (7) et (8) du RGPD, le Client est responsable du traitement et KHEOPS est sous-traitant des Données à Caractère Personnel.
Les termes employés dans le présent article ont la même signification que dans le règlement susvisé.
16.1 - Description du traitement et des finalités :
KHEOPS est autorisée à traiter pour le compte du Client les Données Personnelles nécessaires pour fournir la Prestation prévue dans le Devis.
Accompagnement à la mise en place de la Solution :
- Paramétrage du compte (messageries, agenda, pipelines, profils de droits, champs personnalisés...)
- Import de Données via la plateforme d'imports ou via API
- Gestion de la sécurité des logiciels et des systèmes d’information
- Constitution et la gestion d’un fichier de prospection commerciale
- Gestion des demandes d’exercices des différents droits des Utilisateurs : droits d’accès à leurs Données à Caractère Personnel, droits de rectification, d’effacement, d’opposition, de portabilité et de limitation du traitement.
Gestion de projet
- Coordination, organisation des comités de suivi, suivi de planning
Hébergement, maintenance
- Hébergement des Développements : Sous Traitant : Scaleway (FR)
- Maintenance corrective et évolutive
Formations à la Solution KHEOPS
- Gestion des inscriptions des Apprenants à la Formation
- Création d’un compte KHEOPS pour la durée de la Formation
- Gestion de la sécurité du site et du Logiciel
- Constitution et la gestion d’un fichier de prospection commerciale
- Gestion des demandes d’exercices des différents droits des Utilisateurs : droits d’accès à leurs Données à Caractère Personnel, droits de rectification, d’effacement, d’opposition, de portabilité et de limitation du traitement.
- Gestion des attestations de présence, des attestations de Formation, des attestations de suivi de stage
- Évaluations et notation
- Enregistrements des Formations en présentiel ou en distanciel.
KHEOPS ne peut traiter les Données Personnelles pour d’autres finalités que celles décrites dans les CGPS sans l’autorisation écrite préalable du Client.
Le Client déterminera sous sa responsabilité les finalités des traitements confiés à KHEOPS ainsi que les Données Personnelles traitées, les catégories de personnes concernées et la durée des traitements mis en œuvre par le Prestataire pour son compte.
16.2 - Obligations du sous-traitant
16.2.1 Coopération et assistance
Le Client reconnaît que les diligences suivantes satisfont à l'obligation de coopération et d'assistance de KHEOPS pour lui permettre d'assurer la conformité du traitement à la réglementation, s'agissant notamment :
- des notifications de violations, qui seront transmises par KHEOPS dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance de ladite violation (16.2.2 Sécurité et confidentialité) ;
- des documents et informations nécessaires à la satisfaction par le responsable de traitement de ses obligations d'Accountability.
16.2.2 Sécurité et confidentialité
En sa qualité de responsable du traitement, le Client détermine et respecte les mesures techniques et organisationnelles relatives à la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel traitées. Le Client reconnaît que les mesures de sécurité qui lui sont communiquées préalablement à la Souscription satisfont à l'obligation de sécurité et de confidentialité nécessaires à la conformité du traitement à la réglementation, et notamment :
- Les scripts, Développements et Données du Client sont hébergés sur les serveurs de KHEOPS situés en France, dans l’infrastructure du sous-traitant choisi pour les Prestations ;
- KHEOPS ne permet l'accès aux Données du Client qu'aux personnes spécifiquement autorisées par KHEOPS et par le Client ;
- Aucun employé de KHEOPS n’a accès aux Données du Client, sauf si l’accès à ces informations est nécessaire pour la Souscription ou pour la réalisation de l’objet des présentes CGPS. À la demande du Client, KHEOPS pourra se connecter à distance à leurs Comptes, après formalisation de l’accord du Client, pour l’assister dans le paramétrage, l’utilisation des Modules où toute autre demande ;
- Chaque collaborateur de KHEOPS est tenu par un engagement relatif à la protection des Données à Caractère Personnel ;
- KHEOPS préviendra le Client de toute violation des Données à Caractère Personnel qui lui sont confiées par le Client, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance compte tenu du délai de notification imparti au responsable de traitement par les articles 33 et 34 du RGPD.
KHEOPS enquêtera rapidement sur toute violation des Données à Caractère Personnel afin de remédier à une telle violation.
KHEOPS informera le Client rapidement des mesures correctives et des mesures mises en place pour y remédier.
- KHEOPS s’engage à porter assistance au Client dans sa démarche de mise en place d’une étude d’impact sur la vie privée, dans la limite de la prestation de sous-traitance et des informations à la disposition de KHEOPS, sans que sa responsabilité puisse être recherchée de ce fait.
16.2.3 Sous-traitance ultérieure
Le Client accepte que KHEOPS puisse faire appel à des sous-traitants ultérieurs agissant en son nom et pour son compte, afin de l'assister dans les opérations de traitement des Données à Caractère Personnel du Client.
KHEOPS apporte toutes les précautions nécessaires au choix de ses sous-traitants à qui sont confiées les Données à Caractère Personnel de ses Clients et informe le Client de tout changement prévu concernant l'ajout ou le remplacement d'un sous-traitant ultérieur par tout moyen écrit à sa convenance.
Le Client peut s'opposer à un tel ajout ou remplacement en le notifiant à KHEOPS par écrit dans les dix (10) jours suivant la réception de l'avis d'ajout ou de remplacement envoyé par KHEOPS. Le Client reconnaît et accepte que l’absence d’objection dans le délai susvisé équivaille à une acceptation de sa part d’un nouveau sous-traitant. Dans le cas où le Client s'opposerait à la désignation d'un sous-traitant ultérieur pour un motif légitime, les Parties conviennent de ce que l’une ou l’autre des Parties peut résilier la Souscription.
KHEOPS conclut un Contrat avec tout sous-traitant ultérieur contenant les mêmes obligations que celles fixées aux présentes CGPS, notamment en imposant au sous-traitant ultérieur de ne traiter les Données à Caractère Personnel du Client que conformément aux instructions écrites de KHEOPS.
KHEOPS demeure pleinement responsable à l’égard du Client pour tout traitement effectué par le sous-traitant ultérieur en violation des obligations des présentes CGPS.
16.2.3 Audits
Le Client a la possibilité d’auditer le respect par KHEOPS de ses obligations pendant la durée du traitement. S’il estime nécessaire d'effectuer cet audit, KHEOPS accepte de s’y soumettre dans les conditions suivantes :
- KHEOPS met à la disposition du Client à sa demande et par email la documentation nécessaire pour démontrer le respect par KHEOPS de ses obligations en qualité de sous-traitant. Si le Client estime que cette documentation ne lui permet pas de démontrer la conformité à la réglementation, le Client formule une demande d’audit sur site, justifiée et documentée, par lettre recommandée avec avis de réception.
- l’audit doit être effectué par un auditeur indépendant de réputation notoire, ne concurrençant pas les activités commerciales de KHEOPS. Cet auditeur indépendant est choisi par le Client et accepté par KHEOPS.
Il doit posséder les qualifications professionnelles requises et est soumis à un accord de confidentialité.
Les Parties reconnaissent que tous rapports et informations obtenus dans le cadre de cet audit sont des informations confidentielles.
La date de début de l'audit, la durée et le périmètre de l'audit sont définis d'un commun accord par les Parties avec un préavis minimum de 30 jours ouvrés.
La fréquence des audits est limitée à un audit par an et ne doit pas perturber l’activité de KHEOPS.
L'audit ne peut être effectué que durant les heures d'ouverture de KHEOPS. L'audit ne comporte pas d'accès aux informations non liées aux traitements réalisés conformément aux présentes CGPS, ni d'accès physique aux serveurs sur lesquels est sauvegardé le Logiciel.
Le Client supporte l’intégralité des frais et dépenses occasionnés par l'audit et rembourse à KHEOPS tous les frais engagés à cet effet, notamment, le temps consacré à l'audit sur la base du taux horaire moyen du personnel de KHEOPS ayant collaboré à l'audit.
16.2.4 Localisation - Transferts des Données
Les Données à Caractère Personnel du Client sont stockées en France sur des serveurs dédiés à KHEOPS.
Si KHEOPS devait transférer des Donnés à Caractère Personnel vers des prestataires établis hors Union Européenne, KHEOPS s’assure au préalable que les transferts sont assortis des garanties appropriées, notamment celles prévues par l’article 46 du RGPD.
16.2.5 Restitution, destruction de Données à Caractère Personnel
Au choix du Client et dans un délai de 30 jours à compter de la demande adressée par le Client à KHEOPS à l’issue de la Durée, KHEOPS rendra immédiatement au Client toutes les Données à Caractère Personnel et toutes les copies de celles-ci, ou bien, supprimera ou détruira en toute sécurité les Données à Caractère Personnel.
16.2.6 Registre des activités relatives au traitement
KHEOPS s'engage à tenir un registre concernant toutes les catégories d'activités relatives au traitement des Données à Caractère Personnel effectuées pour le compte du Client contenant :
- le nom et les coordonnées de KHEOPS et de ses sous-traitants ultérieurs, ceux du Client et, le cas échéant, du Délégué à la Protection des Données du Client et de KHEOPS;
- les catégories des traitements effectués pour le compte du Client ;
- le cas échéant, les transferts de Données à Caractère Personnel vers un pays tiers ou à une Organisation Internationale et les documents attestant de l'existence des garanties appropriées imposées par l’article 46 du RGPD ;
- une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visées à l'article 32 du RGPD.
16.2.7 Délégué à la protection des Données
KHEOPS a désigné un DPO qui peut être contacté à l’adresse support@kheops.ai
ARTICLE 17. Force Majeure
Aucune Partie ne sera responsable pour tout défaut ou retard dans l'exécution causé par un cas de Force Majeure au sens de l’article 1218 du code civil. De plus, les Parties conviennent que constitue un cas de Force Majeure les incendies, épidémies, pandémies et état d’urgence sanitaire, inondations, catastrophes naturelles, tremblement de terre, arrêt des connexions Internet par le fournisseur d’accès, actes de vandalisme et cyber-attaques, grèves, lock-out.
Dans cette hypothèse, les obligations des Parties seront suspendues à compter de la notification de cette cause exonératoire par l’une des Parties à l’autre Partie et cela, jusqu’à sa cessation.
Dans la mesure où de telles circonstances se poursuivraient pendant une durée supérieure à quinze (15) jours, les Parties conviennent d’engager des discussions en vue de modifier les termes de leurs engagements respectifs.
Si aucun accord ou aucune alternative n’était possible, ces engagements pourront alors être dénoncés sans dommages et intérêts, sur simple notification écrite par lettre recommandée avec accusé de réception, sans indemnité ni préavis.
ARTICLE 18. Divisibilité, renonciation, invalidité
Les CGPS constituent l'intégralité de l'accord entre le Client et KHEOPS concernant la Souscription aux Services.
Aucune renonciation par KHEOPS à l’une de ses obligations ne doit être considérée ou interprétée comme une renonciation à son bénéfice.
Si une ou plusieurs stipulations des CGPS sont déclarées non valides, les autres garderont toute leur force et portée.
Dans ce cas, les Parties devront, si possible, remplacer cette stipulation annulée par une stipulation valable correspondant à l'esprit et à l'objet des CGPS.
ARTICLE 19. Relations entre les Parties
Les CGPS ne pourront en aucun cas être considérées comme établissant entre les Parties une société de fait ou une société en participation ou toute autre situation entraînant entre elles une quelconque représentation réciproque ou solidarité à l’égard des tiers. Les CGPS ne généreront aucun lien de subordination entre les Parties qui conservent leur pleine et entière autonomie l’une par rapport à l’autre.
ARTICLE 20. Non-sollicitation de personnel
Le Client s’engage, à ne pas embaucher ou solliciter l’embauche ou les services (sous quelque forme que ce soit), pour lui-même ou pour un tiers, directement ou indirectement, de tout salarié de KHEOPS (c’est-à-dire de toute personne salariée de KHEOPS au jour de la conclusion de la Souscription, ou qui conclurait un contrat de travail avec KHEOPS pendant la Durée) ou d’inciter un des salariés de KHEOPS à cesser les fonctions qu’il exerce ou exercera au sein de KHEOPS.
Cette obligation prendra fin douze (12) mois après la fin de la Prestation pour quelque motif que ce soit.
En cas d’inexécution du présent article, le Client s’engage à verser à KHEOPS à titre de clause pénale, une somme égale à douze (12) mois du salaire mensuel (déduction faite des cotisations sociales patronales et salariales) versé par KHEOPS au salarié concerné à la date à laquelle l’inexécution de l’obligation serait constatée.
Cette pénalité sera due pour chaque salarié de KHEOPS qui serait embauché par le Client ou dont les services seraient sollicités par le Client sous quelque forme que ce soit. Conformément à l’article 1228 du Code civil, KHEOPS peut poursuivre l'exécution forcée de cette obligation au lieu de réclamer le paiement de cette clause pénale.
ARTICLE 21. Convention de preuve
De convention expresse, les Parties reconnaissent qu’ont force probante :
- Les données enregistrées et horodatées sur les systèmes de KHEOPS ;
- Les enregistrements informatiques des opérations effectuées par le Client sur son interface.
ARTICLE 22. Loi applicable
Les CGPS sont régies par le droit français.
Dans l’hypothèse où une version traduite des CGPS entre en conflit avec la version française, la version française prévaudra.
DANS LES LIMITES PRÉVUES PAR LA LOI EN VIGUEUR, TOUT LITIGE QUANT À SA VALIDITÉ, SON INTERPRÉTATION OU SON EXÉCUTION, SERA SOUMIS À LA COMPÉTENCE EXCLUSIVE DES JURIDICTIONS DU RESSORT DU SIÈGE SOCIAL DE KHEOPS, Y COMPRIS EN CAS D'APPEL EN GARANTIE OU DE PLURALITÉ DE DÉFENDEURS.